Как оптимизировать инфраструктуру офисной печати

Расходы на печать являются обязательной частью затрат современных организаций. Несмотря на распространение и развитие в России электронного документооборота, документы на бумажных носителях по-прежнему пользуются популярностью, причём год от года их объём неуклонно возрастает. Поэтому необходимость оптимизации соответствующей инфраструктуры очевидна.

К сожалению, большинство российских компаний используют консервативные подходы к формированию парка печатающей техники. Это касается как аппаратной составляющей, так и внедрения услуг по комплексному управлению печатью. К примеру, в российских компаниях доминируют устройства с технологией лазерной печати, в то время как компании всего мира предпочитают устройства с технологией струйной печати. Несмотря на значительные усилия вендеров по продвижению цветных принтеров и МФУ, российские компании считают их слишком дорогими и непрактичными и не торопятся включать в офисную инфраструктуру печати.

Цветное печатающие устройство в офисе

Нужна ли в офисах цветная печать? Являются ли лазерные устройства лучшим выбором для оптимизации офисной инфраструктуры? Могут ли многофункциональные устройства заменить отдельные принтеры, сканеры и копиры? На эти и многие другие вопросы мы попытаемся ответить в настоящем обзоре.

Когда в офисе нужна цветная печать?

Сегмент цветной печати имеет большие перспективы, но говорить о том, что цветные принтеры и МФУ в ближайшее время вытеснят с рынка монохромные печатающие устройства пока ещё рано. Причинами такого положения являются высокая стоимость приобретения и владения цветными устройствами. При этом сократить затраты с помощью совместимых расходных материалов не представляется возможным, поскольку предложение в данном сегменте рынка ограничено, к тому же приобретение неоригинальных расходных материалов нередко становится причиной снижения качества печати.

По мнению отраслевых экспертов, развитие рынка цветных печатающих устройств сдерживают не только высокие цены, но и низкая культура потребления цветной печатной продукции. При создании большинства деловых документов цветная печать традиционно не используется, поэтому чёрно-белые печатающие устройства остаются более востребованными на рынке.

Самым активным пользователем печатающих устройств в российских организациях является бухгалтерия, а большинство финансовых и бухгалтерских документов также не предусматривают использование цветной печати. Документооборот российских компаний представлен простейшими управленческими документами, табличными отчётами, и вопрос цветной печати отходит на второй план.

А вот для маркетинговых коммуникаций полноцветная печать играет важную роль, поскольку цветные документы выглядят привлекательнее чёрно-белых, подкрепляют благоприятный имидж отправителя и лучше запоминаются. Популярность цветной печати в современных компаниях – это вопрос времени. Когда-то монохромными были и полиграфия, и кинематограф, и телевидение. В ближайшие годы цветные документы станут такой же нормой, как и цветные телевизоры.

Что предпочесть: лазерные или струйные устройства?

Удельный вес лазерных принтеров и МФУ на российском рынке составляет 70%, в то время как в Европе удельный вес подобных устройств зафиксирован на уровне 30%. Мнения отраслевых экспертов по поводу будущего лазерной и струйной печати разделились. Одни эксперты считают, что устройства струйного типа демонстрируют хороший рост продаж, и в ближайшее время соотношение между лазерной и струйной печатью изменится в пользу последней.

Другие эксперты отмечают, что в ближайшие годы популярность лазерных устройств будет расти из-за их высокой производительности, готовности к большим нагрузкам, простоте управления и выгодному соотношению цены и качества. Лазерные принтеры и МФУ для крупных и средних рабочих групп поставляются с финишными опциями, востребованными в корпоративном сегменте, а также с ёмкими картриджами, ресурса которых хватает на печать нескольких тысяч стандартных страниц. Такие устройства не нуждаются в частом техническом и сервисном обслуживании. Ни один IT-менеджер не захочет иметь дело с принтерами и МФУ, которые нужно обслуживать ежедневно, мечтой таких специалистов являются устройства типа «поставил и забыл», и лазерные модели в полной мере соответствуют этому критерию.

Печать на МФУ Ricoh

С другой стороны, всё больше пользователей обращают своё внимание на экономичность струйных устройств и высокое качество их печати. Качество документов, напечатанных струйными устройствами, уже давно сопоставимо с качеством лазерной печати, и подтверждением тому является сертификация устройств по стандарту ISO. Некоторые современные струйные устройства превосходят лазерные принтеры по ресурсу стартового комплекта картриджей и себестоимости отпечатков. Но пока это скорее исключение, чем правило.

Основной проблемой струйной печати является недостаточная устойчивость отпечатков к влаге и солнечному свету. Пигментные чернила, которые считаются наиболее устойчивыми к внешним воздействиям, не удаётся лишить довольно сильного характерного запаха, поэтому использующие их устройства так и не превратились в желанные рабочие инструменты современных офисов.

Использование струйных принтеров и МФУ в офисных условиях может быть оправданным в том случае, если пользователь ищет компромисс между стоимостью и возможностями цветной печати. Можно предположить, что струйные принтеры и МФУ в их нынешнем виде постепенно исчезнут с рынка и трансформируются в некие гибридные технологии, типа гелевых устройств, которые сегодня выпускает Ricoh. Гелевые чернила моментально высыхают, что позволяет использовать их для высокоскоростной печати, в том числе двусторонней. Эти чернила обеспечивают качественные долговечные отпечатки, которые не выгорают на солнце и не растекаются под действием влаги.

Единственным, но существенным, недостатком технологии, является необходимость регулярной прочистки печатающих головок, на которую затрачиваются чернила. При этом, в отличие от струйных принтеров и МФУ, гелевые устройства запускают такую процедуру автоматически, что сводит к нулю риск засыхания печатающих головок и выхода техники из строя.

Что выбрать: МФУ или отдельные устройства?

Большинство малых и средних компаний, а также государственные организации, продуцируют огромное количество документов. При этом требования экономии расходных материалов, производительности и энергоэффективности повышают привлекательность МФУ для обслуживания офисного документооборота. По разрешению сканирования и копирования современные МФУ вплотную приблизились к планшетным сканерам и копирам, а их высокая производительность позволяет легко решать любые задачи печати в малых и средних офисах.

Большинство организаций не только печатают, но также копируют и сканируют документы, а потому установка отдельных принтеров, копиров и сканеров является неоправданной с точки зрения эргономичности, финансовых и временных затрат. Приобретение МФУ поможет оптимизировать работу с документами и защитить информацию. К тому же, сотрудникам гораздо проще освоить азы работы с одним устройством, чем сразу с тремя.

МФУ Epson в интерьере

В былые времена покупка трёх разных устройств позволяла выполнять все функции одновременно, в то время как МФУ требовали последовательного выполнения операций, к примеру, начать копирование документов можно было только после того, как устройство выведет отправленные на печать документы. Сегодня появились МФУ нового поколения, которые могут выполнять несколько операций одновременно.

Вместе с тем, отдельные сканеры, принтеры и копиры пока ещё рано списывать со счетов. Такие отдельные устройства целесообразно использовать в узкоспециализированных сферах деятельности, в которых нет смысла переплачивать за ненужный дополнительный функционал. К примеру, специалистам, занятым подготовкой финансовых отчётов, чаще всего требуются для работы только принтеры. Отдельные сканеры уместно использовать при переводе бумажного архива в цифровой вид или тиражировании документов вдали от офиса.

Отраслевые эксперты предлагают запомнить простое правило: если к сканированию предъявляются высокие требования и если сканы документов загружаются в облачные сервисы или интегрируются в цифровые рабочие потоки, то лучше установить не МФУ, а отдельный сканер.

Какие устройства лучше: персональные или общего пользования?

При комплектовании парка печатающей техники в офисе зачастую требуется совершить выбор между персональными устройствами и устройствами общего пользования. Универсального решения здесь нет. Нельзя однозначно утверждать, что несколько дорогих систем печати или цифровых печатающих машин способны решить любые задачи офисного документооборота. Если офис компании расположен в просторном помещении, то сотрудники будут расходовать слишком много времени на переходы к печатающему устройству и обратно на рабочее место. В таких офисах целесообразно установить комбинированные устройства, различные по классу и производительности, возможно с включением в парк печатающей техники персональных устройств.

Прежде, чем принять решение об обеспечении сотрудника персональным устройством, следует провести тщательный анализ его рабочих процессов. Практика показывает, что приобретение персонального сканера окупается в том случае, если сотрудник ежедневно сканирует более пяти документов.

МФУ Konica-Minolta в офисе

Важно, что пользователь может настроить персональное устройство под свой, нужный ему функционал. Что касается устройств общего пользования, то лишь самые дорогие из них позволяют создавать для сотрудников «личные кабинеты» и использовать при работе персонализированные настройки.

Персональные печатающие устройства по-прежнему востребованы в помещениях с дефицитом рабочего пространства: в точках продаж, пунктах выдачи документов, кассах и пр. Использовать централизованные устройства неудобно и при традиционной кабинетной планировке.

МФУ и принтеры начального уровня востребованы в малых офисах не только из-за дефицита свободного пространства, но и из-за ограниченного бюджета на приобретение печатающей техники. Недостаток первоначальных вложений является ключевым фактором при покупке принтеров и МФУ для многих российских заказчиков.

Персональная печать традиционно используется государственными учреждениями, поскольку ключевым фактором в системе тендерных закупок является цена, а значит, побеждают самые дешёвые устройства. С другой стороны, в государственных учреждениях никак не регламентированы эксплуатационные расходы, поэтому до тех пор, пока тендерная система закупок не изменится, персональные устройства будут широко востребованы.

Какое МФУ приобрести: с факсом или без?

Даже сегодня, в эпоху развития Интернета и цифровых технологий, факсимильные функции по-прежнему используются в ряде организаций. Существуют сферы деятельности, в которых при удалённой передаче документов очень важно сохранить точность и неизменность передаваемого оригинала. Речь идёт о визовых центрах, финансово-кредитных организациях и страховых компаниях, для которых факс просто необходим. Учитывая большое количество таких организаций и их внушительный совокупный документооборот, функция факса в России остаётся актуальной.

Примечательно, что факсимильная функция стала более универсальной, широкое распространение получили цветные факсы, а также функции интернет-факса, IP-факса, LAN-факса. Так, функция PC-факса позволяет отправлять документы удалённым адресатам с помощью персонального компьютера. Использование этой функции оптимизирует затраты за счёт сокращения потребляемого  тонера и бумаги.

В заключение отметим, что приступая к оптимизации офисного парка печатающей техники, современным компаниям необходимо опираться не на стереотипы и традиции, а на анализ собственных ключевых потребностей.