Исследования от Ricoh - на повестке дня оцифровка бумажных архивов

Согласно опросу, проведённому по заказу Ricoh специалистами агентства Coleman Parkes, более половины руководителей российских IT-компаний планируют в течение трёх ближайших лет оцифровать бумажные архивы своих компаний

Аналитики Coleman Parkes опросили 735 руководителей российских и европейских IT-компаний из различных сфер экономики и пришли к выводу, что 88 % респондентов считают оцифровку бумажных архивов важной и необходимой мерой, которая способствует упрощению процесса принятия управленческих решений. Подавляющая часть опрошенных оценивает документооборот своих компаний как неэффективный, и считает, что важнейшие данные, необходимые для развития их бизнеса, буквально погребены под горами бумажных документов.

По данным исследования чуть более половины европейских и чуть менее половины отечественных организаций хранят свои документы в бумажном виде. Это не только затрудняет процесс принятия управленческих решений, но и отрицательно сказывается на эффективности операционной деятельности компаний.

Около 63 % топ-менеджеров крупнейших европейских компаний и 61 % руководителей отечественных организаций отметили, что на поиск нужной информации в бумажных документах у них уходит слишком много времени. Кроме того, они считают это довольно дорогостоящей процедурой, поскольку архивы чаще всего хранятся в разных структурных подразделениях и отвечают за их хранение разные сотрудники.

Оцифровка бумажных архивов, по мнению IT-руководителей, - это отличное средство повышения эффективности бизнес-процессов в современных компаниях и снижения затрат. Около 70 % руководителей европейских компаний уверены, что оцифровка бумажных архивов позволит сократить операционные затраты на 5-20 %. По прогнозам 77 % российских управленцев операционные затраты в ходе оцифровки архивов сократятся до 20 %.

Топ-менеджеры прекрасно понимают, что оцифровка бумажных архивов – это важный шаг к эффективной работе с «большими данными». Очень важная информация, необходимая для повышения эффективности работы компании, содержится в её бумажных документах, и зачастую остаётся невостребованной. Почти 80 % опрошенных руководителей европейских компаний признались, что если бы доступ к информации был проще, то они могли бы провести более качественный анализ причин предыдущей рецессии и принять меры по минимизации влияния нынешнего экономического спада. В России этот тренд проявляется более ярко, здесь 91 % руководителей уверены, что архивные данные можно и нужно использовать более эффективно.

В современных компаниях чаще всего продуцируют бумажные документы отдели логистики, финансов и HP, так как именно здесь хранение данных строго регламентировано федеральным законодательством. Тем не менее, оцифровка бумажных архивов является приоритетной задачей для большинства организаций. Так, 60 % руководителей, принявших участие в опросе, надеются полностью завершить оцифровку бумажных архивов в течение трёх ближайших лет.

Источник: Ricoh