Перевод печатной инфраструктуры Московского Метрополитена на клик-контракт Ricoh

Московский Метрополитен – это крупнейшее предприятие московской транспортной системы, в котором трудятся 40 000 человек и услугами которого ежегодно пользуются 9 миллионов человек. При формировании парка печатной техники компания Мосметро всегда учитывала долгосрочную экономию – парк, в основном, состоял из принтеров и МФУ Ricoh с малой стоимостью отпечатков. Но в процессе аудита IT-системы специалисты информационно-вычислительного центра (ИВЦ) Мосметро выяснили, что, несмотря на выбор самых экономичных устройств, затраты на текущее содержание парка техники были очень велики. Расходы на сервисную поддержку включали в себя оплату вызовов специалистов, которые приезжали по разовым заявкам, и расходы на приобретение запасных частей, которые специалисты Мосметро покупали самостоятельно.

Оформление сопроводительных и бухгалтерских документов на покупку запасных частей и контроль над складом расходных материалов требовали огромных усилий и затрат рабочего времени персонала, проблемой было и долгое ожидание визита сервисного инженера.

Чтобы поднять качество сервиса на новый уровень и упорядочить расходы на организацию печати, было решено заключить договор на обслуживание парка техники с одним подрядчиком. Специалисты ИВЦ Мосметро выбрали схему «клик-контракт», при которой заказчик оплачивает только стоимость фактически отпечатанных документов, количество которых подсчитывается с помощью встроенных в принтеры и МФУ счетчиков. 

В стоимость отпечатков включены расходы на приобретение расходных материалов и запасных частей, работу инженеров и консультации техперсонала по телефону, а также стоимость профилактических осмотров техники. Расчет для Мосметро по кликт-контракту очень прост: по окончании месяца заказчик получает от исполнителя счет на оплату услуг по сервисному обслуживанию с детализацией объемов печати.

Самые выгодные условия клик-контракта предложило российское представительство компании Ricoh. При этом исполнитель гарантировал высокий профессионализм инженеров за счет предоставления прямого сервиса.

Сегодня инженеры Ricoh обслуживают более 300 печатающих устройств в шести офисах Мосметро. За время, прошедшее с момента заключения клик-контракта, совокупные расходы заказчика на содержание инфраструктуры печати снизились на 21 %, а скорость прибытия инженеров после совершения вызова не превышает 4 часов.

Сотрудничество с Ricoh по схеме клик-контракта позволило разгрузить сервисных инженеров и сотрудников финансовых служб, поскольку документооборот сократился в несколько десятков раз.

«Сегодня наши расходы на сервис абсолютно предсказуемы и прозрачны, мы можем планировать их бюджет с точности до 100 %, – рассказывает начальник отдела сервиса и ремонта ИВЦ Мосметро Виктор Никитин. – Если принято в расчет, что мы пользуемся надежными и экономичными устройствами Ricoh с низкой себестоимостью отпечатков, становится ясно, что мы не тратим лишних денег на поддержку печатной инфраструктуры».