Как рассчитать затраты на печать?

Стоимость владения печатающим устройством – это совокупные расходы пользователя на его приобретение и поддержание в рабочем состоянии. В стоимость владения входят следующие показатели:

- затраты на приобретение устройства;

- затраты на расходные материалы;

- затраты на ресурсные детали;

- затраты на сервисное обслуживание.

МФУ HP Officejet J6480 All-in-One

Затраты на приобретение устройства

Затраты на приобретение печатающего устройства включают цену самого устройства и цену дополнительных конструктивных элементов, приобретенных пользователем. Допустим, что условный мистер Икс заплатил за МФУ 4500 р., а затем купил для него опциональный лоток за 500 р. В этом случае совокупные расходы на приобретение устройства составят 5000 р. Именно эту сумму следует учитывать при определении стоимости владения принтером. Помимо опциональных лотков пользователь может приобрести дополнительные подставки, факс-модули, дуплекс-модули, финишеры, степлеры и другие элементы для апгрейда и улучшения функционального наполнения своей техники.

Затраты на расходные материалы

При покупке печатающего устройства следует тщательно изучить рыночные цены на картриджи для понравившейся модели. Не исключено, что цена картриджей для новенького принтера сопоставима с ценой самого принтера. В этом случае замена расходников станет для пользователя очень неприятным сюрпризом, в особенности, если тонер или чернила закончатся быстрее, чем ожидалось.

Расходы на приобретение расходных материалов, включаемых в совокупную стоимость владения принтером, определить несложно. Допустим, предполагаемый срок эксплуатации МФУ, приобретенного мистером Икс, составляет 5 лет, запланированные объемы печати – 1000 документов в год. Определяем, сколько листов мистер Икс напечатает за 5 лет: 5 лет х 1000 листов = 5000 листов. Теперь определяем, сколько потребуется картриджей, чтобы напечатать 5000 листов: 5000 листов  / 500 листов = 10 картриджей. Зная, что цена одного картриджа составляет 1000 р., определяем совокупные затраты на приобретение расходных материалов: 1000 р. х 10 картриджей = 10000 р. Следовательно, совокупные расходы на приобретение расходных материалов при заданных объемах печати составит 10000 р.

Способы снижения затрат на приобретение расходных материалов

Чтобы сократить расходы на приобретение расходных материалов, некоторые пользователи заправляют картриджи самостоятельно, либо покупают совместимые печатающие кассеты.  Это, безусловно, снижает стоимость отпечатков, но и качество печати при этом оставляет желать лучшего. Кроме того, некоторые совместимые расходные материалы загрязняют «внутренности» аппарата, поэтому принтеру может потребоваться дополнительное сервисное обслуживание. Не стоит забывать, что при установлении факта использования не оригинальных расходных материалов производители аннулируют фирменную гарантию. Поэтому прежде, чем заправлять картриджи или покупать совместимые расходные материалы, подумайте, что для вас важнее, сиюминутная выгода или долгие годы бесперебойной работы вашей техники.

Затраты на приобретение ресурсных деталей

Когда мы эксплуатируем автомобиль, нам время от времени приходится менять в нем подшипники, шаровые опоры, рычаги, амортизаторы, тормозные колодки, не говоря уже о традиционных фильтрах и маслах. У принтеров и МФУ тоже есть ресурсные детали, которые подлежат периодической замене – это валы, шестеренки, нагревательные элементы фьюзера. Расходы на замену таких деталей необходимо учитывать при определении стоимости владения принтером. Примечательно, что поменять эти детали может только квалифицированный инженер сервисной службы, поэтому в стоимость владения принтером необходимо включить оплату его услуг. Допустим, что затраты мистера Икс на замену ресурсных деталей в течение ближайших пяти лет составят 2500 р.

Затраты на сервисное обслуживание

Печатающая техника нуждается в периодическом сервисном обслуживании, которое может быть разовым или постоянным.

Разовое обслуживание. Некоторые пользователи прибегают к услугам сервисных инженеров эпизодически, когда техника выходит из строя, либо когда необходимо поменять ресурсные детали. Вклад такого рода сервисных затрат в стоимость владения принтером можно оценить, умножив совокупные затраты на вызов сервисного инженера за год на предполагаемый жизненный цикл принтера. Допустим, мистер Икс ремонтирует МФУ один раз в год, средняя сумма ремонта составляет 1000 р. За пять лет жизненного цикла МФУ расходы на его ремонт возрастут до 5000 р. (5 лет х 1000 р.).

Ежемесячное обслуживание и профилактика. Некоторые организации предпочитают заключать годовые сервисные контракты, в соответствии с которыми обслуживание печатающей техники производится ежемесячно. Вклад такого рода затрат в стоимость владения принтером оценивается умножением расходов на годовое обслуживание по контракту на предполагаемый жизненный цикл принтера. Представим, что мистер Икс заключил с сервисной мастерской договор на ежемесячное обслуживание своего МФУ. Ежегодная сумма контракта составляет 2000 р. Следовательно, за пять лет жизненного цикла МФУ расходы на его сервисное обслуживание составят 10000 р. (5 лет х 2000 р.).

Пробуем рассчитать стоимость владения печатающим устройством

Итак, пробуем рассчитать стоимость владения МФУ из нашего условного примера. Нам известно, что:

- затраты на приобретение МФУ – 5000 р.;

- затраты на приобретение расходных материалов – 10000 р.;

- затраты на приобретение ресурсных деталей – 2500 р.;

- затраты на сервисное обслуживание – 5000 р.

Стоимость владения печатающим устройством составляет 22500 р. (5000 + 10000 + 2500 + 5000).

Зная стоимость владения печатающим устройством, мы можем рассчитать себестоимость печати. Для этого делим полученный показатель (22500 р.) на количество страниц, которые мистер Икс планирует напечатать за пять лет (5000 листов), получаем 4,5 р.